4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

　　第三条供应商档案管理方法

　　1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

　　供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

　　①提供供应商资料卡，由供应商填写。

　　②由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

　　③通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况）。

　　然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

　　2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

　　第四条供应商档案管理应注意问题

　　1、供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。

　　2、供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新应商，开拓新市场提供资料。

　　3、供应商档案管理应用重于管，提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。

　　4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。