2、打电话时，要注意周围的嘈杂声。例如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大，这会令电话线彼端的人感觉烦躁。

　　3、如果你已经拨通电话，但是没联络上，应重新再拨。如果你已经拨了一通电话，但是没联络上，你应重新再拨，不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音，“啪”地挂掉电话。你应该迅速柔和地表达歉意：“非常抱歉，我打错电话了。请你不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意，别人就不会心生愤恨了。

　　4、准时拨电话给忙人，这对他比较方便。如果你欲与某人联络，而直接打电话到办公室找他，一定要问：“这时候打电话给你方便吗？”如果时间不恰当，你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间，或是办公室里有客人，或是正在参与某项活动，所以没办法接听你的电话二也可能你打电话给他时他在，但是因为没有秘书，或者他有其他约会，因而不方便接电话，所以你一定要问他：“这时候打电话给你方便吗？”这是非常重要的事。

　　5、注意听对方在说些什么。当你接听电话时，不要一边看其他报纸，或是阅读放在桌上的一篇报告，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办，这样一来，谈话时间就会拉长，比原订长了很多。保持轻松，要有适当的间歇，这样电话就会愈快结束，当然也就愈能称心如意。其次，不要突然转身与办公室里的其他人说话，因而打断电话。当你料想必是你的电话时，你的注意力是与你交谈的人最在意的问题，你应该示意秘书或同仁去接听。同样的，当你约了别人来办公室商谈某事，却在这时候一直打电话，这种举动实在无礼且没效率。

　　6、打电话给外省市的人请求协助，应确定他是否该回电话。如果你打电话给外省市的某人，并请求协助，或者试图向他推销一个观念，你必须确定他是否该回你的电话。当然，电话费应该由你来付，而不是他。举例来说，如果你从纽约打电话到旧金山找某人，这个人正好不在办公室里，最好不要要求他回你的电话，否则你必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何时会有空，然后再打电话给他，如果留言请他务必回你的电话，要声明由你付费（当对方请你回电话时，你可别以为电话费很便宜）。打长途电话恳求某事，一个小型企业的老板可付不赶这笔电话费呢！

　　7、对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍，你一定会经常接到推销东西的电话，要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服，因而遭到不必要的斥责。但他们通常是年轻人，才开始创业，斥责他们实在太残忍，因此当有人来电推销东西时，正确的处理方式是告诉他：“听着，我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错，不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错，我们也谈得很融洽，看得出来你很细心，我虽然帮不上忙，但仍祝你好运，希望你的业绩卓越！”然后挂掉电话。因为有如此的赞美，相信对方将会满心喜悦，而不会生闷气！

　　接听电话前的准备

　　准备记录工具：如果大家没有准备好记录工具，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，要准备好记录工具，例如笔和纸、手机、电脑等。

　　停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

　　使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

　　接听电话的注意事项

　　1、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：

　　2、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;

　　3、注意语调的速度;

　　4、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

　　5、注意双方接听电话的环境;

　　6、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因;

　　7、注意打电话双方的态度。

　　8、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

　　9、主动问候，报部门介绍自己;

　　10、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;

　　须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

　　11、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

　　12、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。

　　13、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等

　　14、若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息