办公室工作人员经常要录入多个档案文件，或者查询登记的文件，大文件查找就是有点麻烦。文件登记与管理系统软件，可以一次登记录入，随时查询登记文件、打印收文处理单等等。
使用方法：
(一)运行并登录
1、双击软件可运行，该程序文件在安装目录中。
2、随后出现登录窗口：
3、输入默认密码“123”，点击登录，即可进入系统：
主界面一：收文登记处理部分。
文件登记与管理系统
主界面二：收文查询，包括历史收文。
文件登记与管理系统
主界面三：本单位制发文件登记查询。
文件登记与管理系统
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需要说明的是，如果是普通用户登录，基础信息设置菜单是不会显示的，确保软件数据安全。
(二)正式使用前的准备
1、点击主界面左上角菜单基础信息登记，可弹出菜单;
2、点击“单位及用户管理”或“来文单位信息”即可进入基础信息设置窗口：
文件登记与管理系统
首先，看第一个图片“单位及人员管理”：
(1)人员管理：在姓名编辑框填上姓名，在密码编辑框填上自己的密码，设置好权限，完成后点击“增加”即可。对于不需要的用户，用鼠标选中姓名，再点击“删除”即可。
(2)单位信息及启用年度：
本功能中的项目，只有显示的才可直接使用，如备份、还原。
第一、信息项目及修改：
①“使用单位”、“启用年度”、“承办件开始编号”(这是简单模式、增强模式共用的一个编号)、“呈阅件开始编号”、“活动件开始编号”五项只有在“启用”处于未选中时才能编辑，即点击启用变成启用。
文件登记与管理系统
此时即可编辑，如填写“渤海省办公厅”，“2014”年度。
②承办件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“年度”+4位顺序编号，如：20120001。
③呈阅件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“CY”+“年度”+4位顺序编号，如：CY20120001。可根据需要选用。
④活动件开始编号:默认从1号开始。编号规则为“HD”+“年度”+4位顺序编号，如：HD20120001。可根据需要选用。
⑤备份数据：可将当前数据库进行备份。文件备份在当前安装文件下的backup文件夹中。
⑥还原数据：即将数据恢复到自己想要找到的备份文件的内容，还原后，当前数据库中文件被完全覆盖。慎用。
⑦返回：不进行编辑，退出设置窗口。
第二、修改信息的保存：
点击，启用处于选中状态时，将会出现一些碑隐藏的项目，如，清空当年收文、清空发文、保存。
①保存按钮为启用时，包括新年度启用时必须应用到的一个按钮，点击后：一是将启用前的数据备份到历史数据，然后清空当年的数据;二是对修改的信息进行保存;三是保存后程序要重新启动。
文件登记与管理系统
②清空当年收文：可以清空当年的收文数据，比如测试期间生成的无用数据。此功能对以前年度历史数据无影响。此功能为隐藏功能，单独使用，要慎用。
③清空发文：对本单位制发并登记的文件信息清空，如测试数据。此功能清空所有的发文登记信息，软件启用不能再次使用。此功能为隐藏功能，单独使用，使用前要慎重考虑!
其次，请看“来文单位及承办单位设置”：
文件登记与管理系统
(1)项目选择及显示列表：
使用时，点击项目的下拉列表，即可在下面列表框中显示存在的内容。
(2)增加、修改与删除：点击列表框中项目，右上方的编辑框即显示可以进行编辑处理的内容：
文件登记与管理系统
使用编辑框及增加、修改、删除按钮，可以对相应内容进行编辑。
(3)返回：不进行修改，直接退出窗口。
再次，请看“打印设置”：
分两部分
第一部分是模板选择，这部分可根据单位的业务量选择所使用的模板，简单模板，只有一个承办文件处理单模板。增强模板有承办、呈阅、活动三个文件处理单选择。选择后保存即可。
第二部分：“文件标题”和“正文”是对于模板中收到文件的标题、拟办意见、领导批示、办理结果等的字体、字号设置，对于文字多的，可以调整小号字体。
----“是否打印编号”仅对呈阅类、活动类文件有效。如，选择了“否”，那在打印时将不打印编号。
----“在桌面显示快捷启动方式”，可以自由设置桌面显示的收发文登记管理程序的快捷方式，如取消，则不创建快捷方式。
以上项目选择，点击保存即可。
(三)收文登记处理
在主界面选择：选收文处理即可。
文件登记与管理系统
1、在主窗口点击“登记文件”，主窗口上方的“文件登记区”中除编号外，其他各项即处于可编辑状态，填写文件相应的内容，便可以登记收到的文件信息了。
在来文单位编辑框用鼠标左键双击，出现窗口单位选择列表，双击相应单位即可，如是多个单位联合发文，可重复单击，选择完成后，点击关闭图标，可以关闭列表。此外内容在设置窗口“来文单位”中增加、修改或删除单位：
以下项目，可根据需要选择进行登记，这些项目填写后，可用来督促文件的落实情况，以及事后查询、督办各项工作的完成情况，做为管理，有必要填写完整：
有一技巧，文号的录入可以在选择完来文单位后，双击文件字号的编辑框，选择相应文号并编辑即可。此处可以自动学习。
其中点击“添加附件”，会显示如下窗口，电子文档附件支持doc、docx、pdf等多种格式。如需打开文件，必须安装office、wps、pdf等相应的阅读工具。
2、录入完成，点击左下方的“保存”按钮，即可保存数据并显示在主窗口中间的表格中。
3、修改与查询。
(1)修改补充：使用时，首先要查询要修改补充的数据，可以在表格显示与打印区域设置查询条件，查询结果显示在上面的表格中;其次，对于双击表格中要修改的数据行，其内容显示在上方的登记区;第三，选择修改补充，原变为，对相应项目修改(编号不可修改)后，点击修改按钮即可存。
(2)取消状态：是批取消登记或修改补充的状态，恢复为初始的不可编辑状态。
(3)查询：支持组合查询，组合时要选中左边的选择框，比如。查询支持模糊查询。
(4)对于多文档附件，点击打开文件，会显示为窗口，将文件所包含的电子文档以列表形式显示出来，可选择打开查看相应文件：
(四)打印文件处理单
选择打印，有两种模式，一是预览，一是直接打印。
文件登记与管理系统
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选择表格中显示的登记文件信息，可以选择“打印单预览”，也可以点击“直接打印”，即可打印漂亮的处理单了。
(五)历史数据的查询
点击标签“查询”，进入查询界面：
1、当年数据：选择文件类别(必须)，如承办、呈阅、活动，填写要查询文件的简要或完整信息，可以是文件标题，可以是文件字号，还可以选择时间，按收文或发文时间，也可以组合所有条件，如果条件不满意，可以点击清除，设置好条件后，点击即可，窗口中间的表格即显示查找到的信息，查找数量在提示。
查询时，标题、文号、发文单位输入支持模糊查询，发文单位可以选择(双击展开)。
当年数据查询后，可以打开文件电子文档附件，也可以删除本条记录，但该数据曾经使用的编号将不再使用。
注意：查询时可以预选选择，默认是分页显示。分页显示，查找和显示比较人性化。
2、往年(历史数据)查询：
如承办、呈阅、活动三个选项不可使用。其他同当年数据。
3、查询结果，可以打印，也可以导入excel中进行编辑。查询后，可以打开选中记录的附件。
4、查询时，双击发文单位编辑，显示发文单位列表。选择发文单位后，该单位存在的文号将显示到文字号编辑框(双击出现列表，从中选择)，简化了输入的麻烦。
(六)文件登记簿
1、选择全部显示，然后按条件查询，再导出，可以在excel中编辑。
2、如果本计算机中没有安装office组件excel，那么可以使用直接打印，或系统提供的文件登记簿打印功能。
首先，选择全部显示，设定相应条件，点击，查询出需要生成文件登记簿的信息。
3、选择，即可按规定格式打印出带页码的“文件登记簿”。
(七)当年打印处理单查询
对于已经打印过的当年文件处理单，或是将拟办意见、领导批示、承办单位、办理结果等信息登记后，如需要对该文件批示办理信息进行查询或打印的，可以通过打印单查询实现。
1、可以输入打印单号，也就是收文编号，可以按文件类别查询，如果没有输入打印单号，默认查询的是该类所有已经打印的文件处理单信息。
2、打印单可以手动调节预览显示比例。
3、查询结果显示后，点击显示编号，即在右侧表格中显示该文件处理单的种类信息。
4、查询显示的文件处理单，可以再次打印。
5、对于只登记，但未打印过的记录，此处无法查询。
(八)本单位制发文件的登记管理与查询
点击标签可以进入到发文登记界面。
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1、登记：点击登记变为保存，然后按公文要素填写各个项目，如增加电子版文档备查，可添加电子版附件。项目填写完成后，点击保存即可。结果显示在下部的表格中。
双击发文字号编辑框，显示本单位文件字号列表，选中后，可以编辑框中自动生成带编号的文件字号，如有错误，可以手动修改。本列表可在软件设置时预先编辑。
对于电子文档，通过加正文添加本单位制发文件的正文，通过加附件添加文件所带的附件，附件可添加多个。
2、查询：
填写时间、文号、标题、文种，可以组合查询。查询时，需要选中项目左边的选择框，如时间项目点击查询即可。
文件登记与管理系统
查询结果中的记录的电子文档可以通过打开发文附件打开查阅，可以直接打印清单，也可以导入Excel表格中编辑处理。
3、修改
选中要修改的记录，双击，然后点击修改，本按键变成保存，然后修改即可，修改完成后，点击保存。
修改时，可能通过打开附件，对电子文档进行核对，多文档显示。